In großen wie kleinen Unternehmen war es viele Jahre lang die Telefonzentrale, über die sowohl die interne als auch die externe Kommunikation gesteuert wurde. Mittlerweile wurde diese traditionelle Technik nun durch VoIP-Telefonanlagenverdrängt.
Was ist eine VoIP-Telefonanlage?
VoIP steht für Voice over Internet Protocol und ermöglicht eine wesentlich fließendere und effizientere Telefonkommunikation, weil hier nicht mehr das traditionelle Telefonnetz (PSTN), sondern das Internet oder ein anderes Netzwerk genutzt wird, das Verbindungen über das Internetprotokoll (IP) herstellt.
Bei diesem Protokoll werden Sprache und Daten innerhalb der Netzwerkstruktur über ein und dasselbe Kabel übertragen. Auf diese Weise wird auch das Telefonsystem digital. Darüber hinaus bietet die neue, mit entsprechender Software ausgestattete Zentrale verschiedene Zusatzfunktionen für die Kommunikation, die Zusammenarbeit und somit höhere Produktivität im Unternehmen.
Die Kommunikation kann zentraler gesteuert werden, wird vielseitiger und ist über verschiedene Geräte möglich, wie über Computer, Tablets und Mobiltelefone.
Nützliche Funktionen für Unternehmen
Mit den folgenden innovativen Funktionen einer VoIP-Telefonanlage kannst du den gesamten Telefon-Traffic deines Unternehmens einfach und effizient verwalten:
- Report-Funktion: Du kannst aktuelle Berichte erstellen, um jederzeit den Überblick über den Sprachdaten-Traffic der Nutzer und die Gesprächsdauer ein- und ausgehender Anrufe zu behalten sowie um auf eventuelle Aufzeichnungen einzelner Gespräche zuzugreifen. So behältst du die Telefonkosten unter Kontrolle und erkennst sofort eventuelle Auffälligkeiten.
- Unbegrenzt viele interne Anschlüsse: Im Unterschied zu traditionellen Telefonzentralen ist die Anzahl der internen Anschlüsse bei VoIP-Telefonanlagen unbegrenzt. Richte einfach so viele Nummern ein, wie du für dein Unternehmen benötigst.
- Digitale Verwaltung: Die Zentrale kann komplett über einen Standardbrowser, wie Chrome oder Firefox, und somit über jeden beliebigen Computer mit einer Internetverbindung verwaltet werden. Außerdem können Musik- oder Sprachdateien für Warteschleifen und Ansagen hochgeladen werden.
- Personalisiertes Postfach: Alle Nutzer können sich einen eigenen Anrufbeantworter einrichten und per Telefon oder Browser darauf zugreifen.
- Flexible Auswahl von VoIP oder PSTN: Je nachdem, mit welchem Anschlusstyp kommuniziert werden soll, kann das Protokoll individuell konfiguriert werden. Dies erweist sich als besonders nützlich, wenn der Telefon-Traffic auf Kostenbasis verteilt werden soll.
- Öffnungszeiten und Feiertage: Je nach den konfigurierten Öffnungs- und Schließzeiten können für die Zentrale verschiedene Ansagen und Vorgänge programmiert werden.
- Kommunikation mit Filialen und Außenstellen: Dank dieser Funktion können alle Standorte von Unternehmen untereinander einfach, schnell und kostenlos kommunizieren.
- Backup und Wiederherstellung: Alle Konfigurationen und importierten Daten werden auf einen externen Datenträger kopiert, um sie bei Bedarf jederzeit wiederherstellen zu können.
- Sperrliste: Die Zentrale erkennt gesperrte Rufnummern und löst bei Eingang die jeweils konfigurierten Vorgänge aus.
- DISA-Unterstützung: Diese Systemtechnologie (die Abkürzung steht für Direct Inward System Access) für Rufumleitungen ermöglicht Einsparungen bei Anrufen an externe Nummern, wenn der Nutzer nicht im Büro ist.
- TAPI-Connector: Dieser Standard ermöglicht es, Telefongespräche direkt über kompatible Anwendungen zu führen, ohne das Telefon zu benötigen. Eine dieser Anwendungen ist Microsoft Outlook, aber es gibt noch viele weitere, die diese Technik unterstützen.
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